¿Qué cambia con el nuevo registro horario digital en 2026?

La obligación de registrar la jornada existe desde 2019, pero muchas empresas han seguido utilizando papel, hojas de Excel o sistemas manuales. Esto se acaba.

La nueva normativa exige que todo el registro horario se realice mediante sistemas electrónicos, capaces de garantizar trazabilidad, seguridad y disponibilidad inmediata ante una inspección.

En otras palabras: el control horario pasa a ser 100% digital… y las empresas deben adaptarse cuanto antes. Si quieres saber qué implica realmente este cambio para tu empresa, estas 10 preguntas te lo dejan claro.

1. ¿Es obligatorio el control horario en todas las empresas?

Sí. Todas, sin excepción: pymes, microempresas, autónomos con personal contratado y grandes compañías.

2. ¿Puedo seguir fichando en papel o Excel?

No. La normativa elimina por completo los métodos manuales.

El papel y el Excel dejan de ser válidos en 2026 porque no garantizan la integridad de los datos ni su trazabilidad. Además, una inspección puede invalidarlos fácilmente por su vulnerabilidad a manipulaciones.

3.¿Qué exige la nueva normativa exactamente?

El sistema de control horario deberá cumplir con:

• Registro telemático y seguro.
• Datos inalterables y protegidos contra manipulaciones.
• Acceso inmediato para la plantilla y para la Inspección.
• Trazabilidad completa: quién fichó, cuándo y desde dónde.
• Conservación de datos durante un mínimo de 4 años.

4. ¿La Inspección podrá acceder a los registros en remoto?

Sí. La nueva ley permitirá a la Inspección de Trabajo revisar los fichajes en remoto y en tiempo real, sin previo aviso.

Por eso, los datos deben estar siempre actualizados, digitalizados y disponibles online.

5. ¿Qué nivel de detalle debe incluir cada jornada?

El registro ya no se limita a hora de entrada y salida.

• Deberá reflejar:
• Horas efectivas trabajadas
• Pausas y descansos
• Tiempos de guardia o disponibilidad
• Horas extra
• Diferenciación entre horas ordinarias, extraordinarias e inactividad

Un control mucho más completo que el actual.

6. ¿Cómo debe identificarse cada fichaje?

El sistema debe vincular cada marca a la identidad del trabajador mediante credenciales únicas (PIN, usuario, tarjeta…).

La biometría queda prohibida por motivos legales.

Además, los registros deben ser inviolables:

• No se puede modificar un fichaje sin dejar rastro.
• Cualquier corrección debe registrar quién la realizó, cuándo y por qué.

Esto garantiza una trazabilidad total.

7. ¿Los empleados podrán ver sus propios registros?

Sí. Los trabajadores deberán poder consultar sus fichajes desde un portal o app. La información será accesible y transparente.

8. ¿Qué pasa si la empresa no cumple?

Las sanciones serán más frecuentes y fáciles de aplicar gracias al registro digital.

El incumplimiento puede suponer multas de hasta 10.000 € por trabajador afectado, además de riesgos laborales y reclamaciones internas.

Cumplir deja de ser opcional: es obligatorio y verificable.

9. ¿Por qué Timenet es la solución más sencilla y segura?

Porque automatiza todo lo que exige la ley:

• Fichaje desde móvil, ordenador o tablet
• Registro geolocalizado para trabajadores en movilidad
• Informes automáticos para RRHH
• Alertas de ausencias, horas extra y anomalías
• Panel claro y exportable para inspecciones

Timenet es rápido de instalar, fácil de usar y totalmente alineado con la normativa.

10. ¿Cuánto cuesta no cumplir frente a invertir en una herramienta?

No cumplir puede suponerte multas de hasta 10.000 € por infracción. Cumplir con Timenet cuesta solo 1 € por trabajador al mes. Haz números… ¡y elige la opción inteligente!